Kaybolan Puan Değil, Kayıt: Akademik Dosyanızı Bir Arada Tutmak
Doçentlik dosyası hazırlarken en çok kaybedilen şey puan değil, kayıt.
2021'de bir dergiye hakemlik yaptınız. Sertifika gelmişti, e-posta kutusunun bir yerinde. Hangi dergiydi, tarih neydi, sertifika hâlâ duruyor mu? Aynı yıl bir kongrede bildiri sundunuz; tam adı neydi, tam metin basıldı mı yoksa özet mi kaldı? Bir tez öğrencinizin TİK toplantısı vardı, kaçıncı dönemdeydi?
Bunların hepsi olduğu anda kolayca yazılabilecek şeyler. Ama kimse o anda yazmıyor. Beş yıl sonra, başvuru haftasında, e-posta arşivini tarayarak hatırlamaya çalışıyoruz. Bazen de bulamayıp beyandan çıkarıyoruz — yani hak edilmiş bir puan, sırf kaydı tutulmadığı için kayboluyor.
scholar.vumatech.net bu boşluk için kuruldu.
Altı defter, tek dosya
Yayınlar makaleyi gönderdiğiniz günden yayımlandığı güne kadar izliyor: hangi dergiye gitti, ne zaman revizyon istendi, kaçıncı yazarsınız, dergi geçmişi ne. Aynı makalenin üç dergi dolaştığı durumlarda bu kayıt paha biçilmez oluyor.
Akademik hizmet hakemlik, editörlük, kurul üyeliği ve jüri görevleri için. Davetin geldiği tarih, teslim tarihi ve sertifikanın durumu bir arada. Doçentlik beyanında en çok unutulan kalem bu.
Projeler BAP, TÜBİTAK ve Erasmus başvurularını tutuyor; ara rapor takvimi, ekip, bütçe ve etik kurul kararı dahil. Danışmanlık ise tez öğrencilerini izliyor — TİK toplantıları, yeterlik, savunma ve azami süre uyarısıyla birlikte. Azami süre uyarısı, danışmanların gecikince en çok pişman olduğu şey.
Defter ortak yazarları ve yayın yerlerini bir kez kaydediyor, bütün araçlar aynı kaydı kullanıyor. Aynı ortak yazarın adını beşinci kez yazmak zorunda kalmıyorsunuz.
Kayıttan başvuruya
Bunların hepsini tek tek tutmak zaten faydalı. Ama asıl fikir Hedef Tablosu'nda ortaya çıkıyor: kaç puanınız var, ne kadar kaldı, kalanı hangi yayınla kapatırsınız.
Oradan da docentlik.vumatech.net'e, yani Puan Cetveli'ne aktarım listesi çıkıyor. Geçen yazıda anlattığım araç bu; madde tavanlarını, bent alt tavanlarını, tekillik kurallarını ve yazar payını uygulayıp gerçek başvuru puanınızı veriyor.
Yani zincir şöyle işliyor: kaydı bugün tutuyorsunuz, hedefi yıl içinde izliyorsunuz, başvuru dönemi geldiğinde dosya zaten hazır oluyor. Hiçbir şeyi ikinci kez yazmıyorsunuz.
Yanında gündelik araçlar
tools.vumatech.net de aynı ailenin parçası. Yetmiş araç var; kaynakça üretme, atıf-kaynakça uyuşmazlık denetimi, kör hakemlik anonimleştirme gibi akademik olanların yanında PDF birleştirme, görsel sıkıştırma ve vesikalık fotoğraf gibi gündelik işler de bulunuyor. Ayrı bir yazıda anlatmıştım.
Üçünün ortak yanı şu: hiçbiri üyelik istemiyor ve hiçbiri dosyanızı sunucuya göndermiyor.
Veriniz nerede duruyor
Araçlar tarayıcınızın kendi deposunda çalışıyor. Henüz kimseye göstermediğiniz bir çalışma planını, reddedilmiş bir makalenin geçmişini ya da devam eden bir proje bütçesini bulut sistemine yüklemeden takip edebiliyorsunuz. Akademik veride bu ayrım önemli; yayımlanmamış iş, yayımlanmış işten çok daha hassastır.
Bunun bedeli de açık: yedeği siz almalısınız. Tarayıcı verilerini temizlerseniz ya da başka bir bilgisayara geçerseniz kayıtlar taşınmıyor. Üst çubuktaki yedek düğmesi bütün araçları tek dosyaya indiriyor. Ayda bir yedek alma alışkanlığı edinin; bunu söylemek zorundayım çünkü yedeksiz kaybedilen bir kayıt, hiç tutulmamış kayıttan farksız.
- Son iki yılda yaptığınız hakemlikleri Akademik hizmet defterine geçirin — en çok unutulan kalem orası.
- Devam eden makalelerinizi Yayınlar'a girin, hangi dergide beklediğini yazın.
- Hedef Tablosu'nu bir kez doldurup ne kadar eksiğiniz olduğunu görün.
- Yedeği indirin ve bir yere kaydedin.
Açık olmak gerekirse
Bu araçların geliştiricisi VuMaTech. Akademik tarafında ben de içindeyim: hangi kayıtların tutulması gerektiğini, doçentlik beyanında nelerin unutulduğunu ve bir danışmanın hangi tarihleri kaçırdığını anlatan taraf bendim. Kod ve tasarım VuMaTech'in.
Bunu yazmamın sebebi basit. Bir aracı öven kişinin o araçla ilişkisi varsa, okuyucunun bunu baştan bilmesi gerekir. İlişkiyi bilerek okuduğunuzda yazının hangi kısmına ne kadar güveneceğinize kendiniz karar verirsiniz.
Eksik bulduğunuz ya da olmasını istediğiniz bir şey varsa yazın. Danışmanlık aracındaki azami süre uyarısı, bir meslektaşımın "keşke bunu hatırlatan bir şey olsa" demesiyle eklendi.